La Gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé d’acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Elle favorise le travail collaboratif, la capitalisation et l’échange d’informations. En effet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier » ce qui offre aux organisations un gain significatif de temps et d’argent. La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

La GED a pour objectif premier d’acquérir les documents, elle peut s’effectuer par L’intégration de documents papier existants et cela grâce à la numérisation par le biais de scanners et éventuellement des OCRs, l’organisation peut intégrer ses documents papier dans la GED.

L’intégration de documents électroniques existants : Une autre catégorie des documents comme les fichiers PDF, documents Word… etc.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés.

Il est aussi important de déterminer un support de stockage et de diffusion des documents pour votre GED, pour cela il faut bien prendre en considération les points suivants :
• Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents, la fréquence de consultation et de l’importance des données.
• L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
• La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d’alimenter les archives. La GED est avant tout la mise en œuvre d’une méthodologie favorisant le travail collaboratif. Mais aussi, un enjeu économique réel.